Description du poste

« D'ici, on voit loin! » La vision du Port de Québec? Être un Port reconnu par les citoyens pour sa gestion responsable du territoire, le respect de l'environnement et la protection de la biodiversité, tout en se positionnant comme un chef de file mondial dans la concrétisation de chaînes d'approvisionnement durables au service d'une économie plus résiliente. Regroupant un peu plus de 100 employés, le Port a au cœur de ses préoccupations le développement durable, l'engagement communautaire et l'innovation, mais également le bien-être de son équipe. Il propose un milieu de travail stimulant et débordant de défis qui permet une conciliation travail-famille. Le Port offre des possibilités de développement professionnel, des horaires flexibles, un programme santé et un climat de travail sympathique agrémenté par des activités sociales de tout genre.

 

Relevant de la direction des croisières et événements, le titulaire du poste jouera un rôle clé dans la gestion administrative et la coordination des activités du département. Elle assurera le suivi des dossiers, veillera à la conformité des documents et au respect des délais. Elle participera également à l’organisation des réunions, à la gestion des contrats et des demandes de location, contribuant ainsi à l’optimisation des opérations et à la fluidité du service.

Responsabilités

  • Effectuer un suivi régulier avec les fournisseurs afin de s’assurer du respect des délais convenus;
  • Répondre aux demandes reçues par les clients par rapport à nos espaces et services;
  • Traiter les demandes de location de salles pour événements reçues par téléphone ou courriel;
  • Rédiger et formaliser les contrats liés à l’événementiel en salle;
  • Structurer et documenter le suivi des livrables des différents services de l’APQ afin d’assurer le respect des délais et la transmission aux gestionnaires;
  • Assurer l'organisation des réunions du département;
  • Participer aux réunions de démarrage des événements ou activités et en rédiger le procès-verbal;
  • Gérer la facturation dans le système et assurer le suivi des comptes à recevoir;
  • Finaliser les comptes de dépenses du département et en assurer l’exactitude;
  • Concevoir et réviser divers documents pour le département;
  • Émettre les demandes de travail pour les tâches réalisées par les ressources internes;
  • S’assurer que tous les documents entrants (ententes signées, assurances, paiements, etc.) respectent les exigences contractuelles et sont reçus dans les délais impartis;
  • S’assurer que les dossiers clients sont à jours et documenter tous les besoins et particularités;
  • Compléter et envoyer aux clients le formulaire des engagements liés aux permis d’alcool, assurer la transmission à la régie et tenir un registre;
  • Assurer un suivi auprès de la conformité juridique concernant les divers contrats et appels d’offres;
  • Réaliser toutes autres tâches connexes.

Au quotidien

  • Agir comme premier répondant du secteur en traitant les demandes de la clientèle interne et externe ou en les orientant vers la bonne personne;
  • Assurer la gestion administrative du département;
  • Suivre l’évolution des dossiers en cours et tenir l’équipe informé de l’avancement et des problématiques rencontrées.

Qualifications

Formations

Avoir un DEC ou DEP en technique de bureautique, ou un diplôme équivalent.

Expérience

Avoir au moins 4 années d’expérience dans un poste similaire.

Français parlé

Avancé 

Français écrit

Avancé 

Anglais parlé

Avancé 

Anglais écrit

Avancé 

Profil recherché

icon-savoirfaire@2x

Vous avez...

  • La parfaite maitrise du français, à l’oral et à l’écrit, et avoir un anglais fonctionnel;
  • Une bonne concentration et d’une gestion efficace des priorités;
  • Un sens développé de l’organisation et être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément;
  • Une approche orientée service à la clientèle.
icon_savoiretre@2x

Vous êtes...

  • Un joueur d’équipe et avez une collaboration efficace avec les autres.

Les avantages de travailler au Port de Québec

Vos futurs collègues

58% de femmes
42% d'hommes

78% pratique un sport

72% ont un animal de compagnie

Les hobbies des employés

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